Высокооплачиваемая работа в офисе – мечта многих девушек. Правда, если нет высшего образования или опыта работы, то приходится довольствоваться малым, например, должностью секретаря или офис-менеджера.

Стоит отметить, что в некоторых компаниях даже на такое место может быть конкурс, поэтому стоит окончить курсы секретарей или курсы офис-менеджеров.

Какими бывают секретари?

Если раньше на секретаря в офисе ложилось много обязанностей, начиная с ответов на звонки и заканчивая распределением работы между сотрудниками, подготовкой важных документов, то сегодня ситуация иная.

В зависимости от возлагаемых на сотрудника обязанностей, можно выбрать для себя следующие специализации:
- офис-менеджер,
- секретарь-референт,
- личный помощник (ассистент) руководителя,
- секретарь-receptionist,
- др.

Отличия в обязанностях секретарей и офис-менеджеров

Офис-менеджер – это достаточно престижная должность. Офис-менеджер занимается организацией работы в офисе, в частности, координирует работу сотрудников или отделов. На такой должности нужно уметь самостоятельно принимать решения, тем более что офис-менеджерам часто приходится осуществлять проекты в пределах собственной компетенции. На должность офис-менеджера берут чаще тех, кто владеет иностранными языками.

В обязанности секретаря-референта входит присутствие на совещаниях и на встречах с партнерами. Одной из задач секретаря-референта является ведение протоколов всех важных деловых переговоров. В некоторых случаях секретарь-референт выступает в роли переводчика.

Личный помощник руководителя планирует день своего начальника, занимается организацией всех телефонных переговоров, решает большинство организационных вопросов, связанных с поездками и деловыми встречами. Ассистент руководителя должен быть собранным, организованным, стрессоустойчивым, гибким и коммуникабельным. В обязанности секретаря входит также ведение всей корреспонденции руководителя.

Девушка-receptionist занимается приемом телефонных звонков, их распределением. В обязанности секретаря входит также сопровождение посетителей по офису.

Секретарские курсы

Хоть функции у секретарей различны, тем не менее, на секретарских курсах можно получить все необходимые базовые знания и навыки.

Посещая курсы секретаря, можно:
- выучить особенности делопроизводства, в том числе, делопроизводства с использованием специальных компьютерных программ, кадровый документооборот;
- постигнуть искусство компьютерной машинописи;
- научиться работать с офисной техникой;
- узнать основы психологии общения, деловой коммуникации;
- научиться работать с деловой корреспонденцией;
- освоится с ведением первичных бухгалтерских документов.

Курсы офис-менеджеров

Курсы офис-менеджера отличаются программой от курсов секретарей или курсов секретарей-референтов. На курсах офис-менеджеров можно не только обучиться делопроизводству, но и выучить:
- способы эффективного управления офисом;
- способы учета кадров;
- положения трудового права;
- основы рыночной экономики и маркетинга, а также основы практической рекламной деятельности;
- особенности проведения деловых игр, тренингов;
- варианты планирования и способы работы с различными видами информации.

Выбор секретарских курсов

Выбирая курсы секретарей или офис-менеджеров, нужно обращать внимание не только на такие критерии, как:
- программа курса,
- стоимость,
- продолжительность курсов и занятий,
- форма обучения,
- количество человек в группе.

Главным и решающим фактором должно являться последующее трудоустройство.

Parta.ua,
образовательный портал №1 в Украине