Курсовая: Использование электронной почты

Во-первых, использование электронных систем, рассмотренных мною, положительно влияет на организацию документооборота, а также на успехи предприятия в целом. Так, например, у компаний, имеющих собственные интрасети, есть возможность использовать их для дальнейшего развития систем управления и обработки электронных документов. Можно превратить все бумажные документы в электронные и сосредоточить их в базе данных главного офиса, обеспечив к ним доступ по интрасети всем сотрудникам фирмы, а по Internet - ее клиентам. Это позволит снизить затраты на распространение бумажной документации за счет публикации необходимой информации в Internet и интрасети и повысить эффективность работы с документами служащих компании. Таким же образом можно сэкономить на бумаге, ускорить темпы документооборота. Существуют, правда, некоторые недостатки: слишком дорогое оборудование, которое далеко не каждая организация может приобрести, и причина, которая может замедлить развитие средств управления документами на базе Web, - это риск, связанный с недостаточной защитой информации в системе Web.
Во-вторых, использование электронной почты, позволяет быстро обмениваться различной информацией, документами между пользователями.
В-третьих, целостность и сохранность документов в электронном виде может обеспечить система корпоративного архива. Его преимущества заключается в том, что многие операции автоматические, такие как классификация, аннотирование и создание регистрационной карточки документа, поиска и выборки электронного образа документа по значению его регистрационных атрибутов либо по текстовому содержанию и другие. В корпоративном архиве может храниться огромное количество документов, в отличие от бумажных их качество не может испортиться.
В результате проделанной работы я пришла к выводу, что современные организации, фирмы, предприятия, используя рассмотренные мною электронные системы управления документооборотом, могут сократить расходы, время и повысить качество работы как в сфере делопроизводства, так и на предприятии в целом, также снимается часть проблем, связанных с территориальной удаленностью подразделений организации или индивидуальных рабочих мест сотрудников.

Список использованной литературы:

1. Кудряев В. А. Организация работы с документами. – М, 1998. – 42с.
2. Кудряев В.А. и др. Организация работы с документами. – М.: Изд-во ИНФРА-М, 1999.- 575с.
3. Кузнецова Т. В. Делопроизводство. –М: Изд-во ЮНИТИ, 2001.- 322с.
4."Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ВНИИДАД, Деловая Книга, 1998. Бесплатно скачать реферат "Использование электронной почты" в полном объеме